第38期    2014年12月19日

说说人事档案那些事儿

导读:近日,中组部、人社部、发改委、财政部、国家档案局五部门联合下发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》,要求全国2015年1月1日起取消人事关系及档案保管费、查阅费、证明费等费用。那么问题来了:啥是流动人员人事档案?丢了能补办吗?人事档案有啥用?我的人事档案到底去哪儿了?且看本期民生信号灯为您解答——

Q:什么是流动人员人事档案?丢了能补办吗?

A:存在人才市场的都是流动人员人事档案 丢了不能补办

不少市民对于文件中所指“流动人员”的概念非常不清楚,认为这与户籍意义上的“流动人员”是一个概念。对此,济南市人才交流服务中心的工作人员解释,凡档案存放在人才市场的,都是流动人员,与户籍并无关系。

记者在《流动人员人事档案管理暂行规定》中看到,流动人员人事档案是指辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;待业的大中专毕业生的人事档案;自费出国留学人员的人事档案;外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案等。

按照人事档案管理规定,人事档案是不允许由个人保存的。

济南市人才交流服务中心方面表示,档案是个人经历的见证,高校毕业生在校期间的学习成绩、家庭情况、奖惩表现的文字材料都包含在内,个人要参加和享受社会保险待遇,要转正定级和计算工龄,要评职称和调动工作,要考研、考公务员或出国留学,都与档案密不可分。

那么如果档案落在自己手上怎么办?济南市人才交流服务中心工作人员表示,目前人才市场不接受来自个人的人事档案,为确保档案材料的真实性,这类档案需拿到原档案管理机构或形成档案材料的相关单位重审,有确认档案材料真实无篡改记录证明时,人才服务中心方可接收。

如果档案丢失可不可以补办?济南市人才交流服务中心工作人员表示,档案调动时是走机密要件的途径,非常安全,不存在丢失的可能性。由档案在个人手上而个人保管不善所造成的丢失,是不能补办的。[详细]

Q:人事档案到底有啥用?

A:户口非转农、进入体制内、因公出国都得用

个人档案是一个人生命轨迹的缩写,个人档案是用人单位了解一个员工的重要途径,也是个人学习、工作生涯的重要凭证。但真正了解个人档案用途的人很少,对此,记者调查、盘点了一些个人档案的用途。

据了解,职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关个人的文件材料,是档案的组成部分。如果涉及职称考评、干部调动、办理职工正常退休审批、特殊工种提前退休等都要依据个人档案所记录的内容,以及报考院校、入党、子女参军政审等都得用上职工档案。

有网友在网上反映,自己是一名学生,近期办理户口非转农时被告知需要未就业证明,而办理未就业证明就需要用到档案。“人事局有你的档案才会开这个证明,没有这个证明,资料不齐就不能户口非转农。”该网友称。

小张在一家外企公司上班,他认为,自己根本用不到档案,单位也从来没提及过个人档案。今年,小张换了工作,进入体制内,被通知需要调转个人人事档案。据济南市人才服务局人事代理处工作人员介绍,一般单位提拔或是工作调动时要用到个人档案。

有网友在网上称,自己的父亲60年代参加工作,档案里记载的一些信息,都跟计算工龄直接挂钩。“我父亲那时候交社保没有现在先进,都是隔一段时间才交一次,办理退休时,就要看档案里面的工龄是否够资格领退休金。”

有网友发帖称,因公事出国办理手续过程中遇到了麻烦。这位网友表示,他前一次因公出国没有将归国后鉴定材料及时归入档案,这一情况在有关人员为其办理出国手续时被查出。该网友只能补齐相关材料,才能办理出国手续。

据在人社局工作的赵先生介绍,按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规,毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息,个人不得截留和销毁。除此之外,没有户籍档案和人事档案信息,要在当地报考公务员、购买住房、评定职称、让子女上学等,都会受影响。赵先生说:“一些毕业生进了民营、私营或外资企业,以为不需要党组织关系接转以及职称评定就不需要档案管理,但是在这些类型的企业工作,退休后办理退休和社保,是需要人事档案的。” [详细]

Q:档案都去哪儿了?

A1:归国留学生:档案要么下落不明要么在自己手中

家在济南的小郭高中毕业后就去了韩国读大学,因为韩国高校不存在提档案这回事,小郭从学校领到档案之后便一直放在家里。如今,已经工作了两年的小郭,依然没有给档案安排一个去处,她的档案躺在家里已经“沉睡”了7年。

小郭的例子并不是个例,小张同样是在国外读的大学,如今在济南一家网站工作,她的档案也是从高中毕业起就一直在自己手上,并且已经开了封。

记者从小张的档案袋里看到,成绩单、入团申请书、“优秀学生干部”奖状、初高中录取通知书、体检表、毕业合影……从小学开始一直到高中,小张在学校里的每一次重要经历都记录在案,记录了小张成长过程中的一点一滴。 [详细]

A2:国内高校毕业生:档案不知道应该托管

小刘是山东青州人,在长春读完大学以后,找到的第一份工作是在长春,小刘说,2013毕业的时候他从学校拿走了自己的档案,学校告知他要么将档案交到长春的人才市场,要么交回到户籍所在地的人才市场。不过,毕业后小刘一直忙于工作,便将档案的事抛在了脑后,这一忘,就到了现在。虽然小刘如今已经在济南有了新的工作,他的档案仍然躺在家里的抽屉里。

小邹的户口在济南市长清区,在省内某高校读完大学后,按照相关规定,省内院校济南生源高校毕业生可直接在网上报到,小邹2012年大学毕业的时候,登陆山东省高校毕业生就业信息网,在网上报到之后便没再过问档案的事。今年7月份,小邹得知工作一年后需要办理转正定级,去长清区人力资源和社会保障局咨询才知道,由于没有办理档案托管手续,自己的档案一直还是学生档案,没有转为正规的人事档案。也就是说,虽然已经工作了两年,小邹的档案并没有记载她工作的相关信息,她也因此无法享受包括计算工龄、转正定级等在内的各项人事待遇。

小邹告诉记者,由于毕业前学校并没有对毕业生开展相关的教育培训,很多毕业生不清楚档案的重要性,对于档案管理的相关流程,很多毕业生也不了解,有些人即便知道要去办理档案托管,但是因为嫌麻烦而一拖再拖的人也不在少数,还有些人抱着无所谓的心态,认为自己以后不报考公务员或者事业单位,这些东西也用不上,从而忽略了档案的管理。 [详细]

A3:支招:档案下落不明可以去这些地方查询

济南市人才交流服务中心相关工作人员表示,国家近期刚出台文件,严禁个人存放自己或他人档案,但是对于个人档案已经在个人手上的该如何处理,文件并没有作出规定。

工作人员告诉记者,需要用到档案的地方有很多,评职称、考公务员、考事业单位、考研、出国审查等,都离不开个人档案,如果档案成为“死档”,将造成难以解决的麻烦。

记者了解到,对于不清楚自己档案下落的人来说,可以通过以下几个途径查询:一般来说,档案存放的地方包括学校、就业地人才市场、原籍人事局或者人才市场等。大学生毕业就业时,如果在外地找到工作并签订了三方协议的,档案可能就留在就业地,毕业后回到原籍工作的,学校会把档案退回,由本人携带或者直接寄给原籍的人才服务中心。

对于小郭、小李等人遇到的情况,济南市人才交流服务中心工作人员“支招”时表示,对于小李这种高中毕业后档案便“下落不明”的情况,建议去高中所在学校进行查询,对于小郭这种归国留学生档案管理的情况,可以到教育部办理学历认证,之后会得到由教育部发放的报到证,向济南市人才交流服务中心报到后便可在此托管档案。 [详细]

本网观点:“档案”之死,谁负责买单?

12月12日,人社部等中央五部门联合下发通知,宣布明年1月1日起取消流动人员档案保管费等有关收费。很多人可能并不关心这条消息,因为他们既不关心档案,也不在乎托管的那点钱,于是不知道自己很可能再次成为了时代发展的“炮灰”。

先来看看档案有多重要吧。个人档案袋里装的是一个人学习、工作中所有重要内容的记录,是具有唯一性和权威性的凭证、依据和参考,考研、考公务员和事业单位、出国审查、申报职称、工龄计算、退休审批等近20项事务,都必须用到它。而你要顺利地使用它,需要满足很多条件:不能自己保管,不能拆封,大学毕业后要交到就业地或户籍地的人才市场托管,要从学生档案转为正规的人事档案,不能丢了因为没法补……总之,档案属于“贵重物品”,需要你“轻拿慢放”。坦白说,目前这些重要性更多地适用于体制内,但“身份”决定了它的“潜力”,需要有备才能无患。

那么大家的实际情况又是怎样的呢?据媒体调查,不重视档案、不知道档案重要性的人占了大多数,很多人的档案在他离开校园后便消失了“生命迹象”,因为不懂规则、不通程序,他们的档案要么作废、要么“失联”了,“业界”将这类档案称之为“死档”。鲁迅先生有句诗,其句式很适合用在这里,便是“有的人还活着,但他的档案已经死了”。

那么问题来了,这事儿应该怪谁?怪大家?古语云“不知者不罪”,档案死了给大家带来的麻烦又是确凿的,他们明明是“受害人”才对。那么“犯人”是谁?让我们先回到造成死档现象的源头:要是大家充分了解档案的重要性,我敢保证死档现象便会远远少得多,那么大家为什么不知道?因为没人告诉我啊!应该告诉我的是谁?政府相关部门和学校啊!答案于是便呼之欲出了。在这件事上,首先需要指出的,是政府有关部门没有做好宣传和督导,学校告知责任缺位。

所以死档问题需要有关方面出来面对和解决,而且也是可能的。比如档案电子化是必然趋势,此次取消档案保管费或许正是电子档案时代即将来临的先兆,那么在全面实施、录入电子档案时,势必会有对所保存档案的大整理,很多“假死”的档案就能重见天日,那么能否做足了“复活”工作呢?那些实在作废或丢失的档案,能否采用“见证人”方式重新建档呢?[详细]

档案管理费的取消,只是档案制度改革的第一步。作为计划经济时代的产物,如今处于互联网信息时代的档案制度能否与时俱进实现电子化?如此一来,对于相关部门、对于老百姓,都会省下很多不必要的麻烦。

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